Podmínky ochrany osobních údajů

Jaké osobní údaje zpracováváme a proč

Zákazníci/obchodní partneři

Největší část osobních údajů, které zpracováváme o našich zákaznících a jiných obchodních stranách, vedeme v souvislosti s nabídkou a následným poskytováním našich služeb. V drtivé většině případů se jedná o základní kontaktní údaje typu: jméno, příjmení, adresa, telefon a e-mail, případně další osobní údaje spojené se smluvním vztahem (např. číslo bankovního účtu, číslo zákaznického účtu apod.). Bez těchto údajů s vámi nemůžeme komunikovat, a tedy zajistit plnohodnotné plnění našich služeb, které plyne z řádně uzavřené smlouvy. V těchto případech se jedná tedy výhradně o využití právního titulu pro zpracování osobních údajů založeném na smlouvě.

Právní předpisy a legislativa ČR nám taktéž v určitých případech ukládají povinnost vaše osobní údaje zpracovávat. Jedná se typicky o uchování údajů dle zákonných požadavků z důvodu vedení účetnictví a daňové evidence. Toto zpracování je nezbytné pro splnění právní povinnosti, která se na správce vztahuje, případně oprávněného zájmu správce pro uchovávání takových údajů.

V některých případech může ze strany správce docházet i ke zpracování osobních údajů v souvislosti s vymáháním nároků správce. Jelikož se jedná o zpracování založeném na oprávněném zájmu, konkrétní doba zpracování údajů je odvislá od doby trvání takového účelu.

Našim zákazníkům/partnerům si dovolujeme zasílat marketingová sdělení s nabídkou našich služeb, informacemi o našich produktech a akcích naší společnosti, a to buď na základě podmínek uvedených v zákoně č. 480/2004 Sb., o některých službách informační společnosti, nebo na základě jejich souhlasu. Pokud si nepřejete taková sdělení dostávat, či být předmětem zpracování pro jiné marketingové činnosti společnosti, tak nás kontaktujte na adrese gdpr@era.aero.

Za účelem propagace společnosti dále můžeme zpracovávat vaše fotografie. Toto zpracování bude vždy založeno na vašem souhlasu. Pokud si tedy nebudete přát jakékoliv zpracování fotografií, budete mít možnost takovéto zpracování jednoznačně a výslovně odmítnout.

V případě, že jste náš potenciální zákazník a kontaktoval jste nás prostřednictvím formulářů na našich webových stránkách nebo jiným způsobem, tak vaše osobní údaje zpracováváme pouze k vyřízení vaší žádosti. Zde může docházet ke zpracování i elektronických typů údajů (např. v podobě IP adresy apod.).

Všechny výše zmíněné osobní údaje, které vznikají z podnětu naší vzájemné komunikace a interakce, jsou řízeny interním systémem ochrany osobních údajů dle platné legislativy. V maximální míře tedy řídíme přístup k osobním údajům, technická opatření pro jejich zabezpečení a dobu jejich existence.

Osobní údaje zákazníků a třetích stran zpracováváme a uchováváme vždy po dobu nezbytně nutnou k zajištění všech práv a povinností plynoucích ze smlouvy, po dobu nezbytně nutnou pro uplatnění právních nároků a dále po dobu, po kterou jsme povinni údaje uchovávat podle obecně závazných právních předpisů. V některých případech právní předpis přímo stanoví povinnost uzavřít smlouvu a její obsahové náležitosti.

V případě marketingových aktivit zpracováváme Vaše osobní údaje do doby odvolání souhlasu se zpracováním.

Návštěva/dodavatel

Pokud nás poctíte svou návštěvou, berte prosím v potaz, že prostory společnosti jsou monitorovány kamerami za účelem ochrany majetku společnosti a zdraví osob. O užití kamerových systémů jste vždy informováni prostřednictvím informačních cedulí umístěných na dotčených objektech. Jednáme tak na základě právního titulu „oprávněný zájem“. Záznamy z kamer jsou uchovávány po dobu sedmi dní a nepředávají se třetím stranám, krom případu vyšetřování škody nebo újmy na zdraví, kdy jsme povinni záznam předat orgánu veřejné moci (např. orgánům činným v trestním řízení).

Za stejným účelem a pod stejným právním titulem zpracováváme o našich návštěvách i jejich kontaktní osobní údaje typu: jméno, příjmení, datum narození, číslo dokladu totožnosti, případně název společnosti, ve které pracují, a RZ vozidel. Tyto údaje jsou uchovávány po dobu jednoho roku.

Osoba, která se v areálu společnosti v Pardubicích nebo na pobočkách společnosti nachází poprvé, je při registraci povinna seznámit se se základními pravidly bezpečnosti a požární ochrany pro návštěvy v prostorách ERA a.s. Seznámení s dokumentem potvrdí svým podpisem. Krátkodobá (za účelem jednání) pravidla jsou uchovávána po dobu jednoho měsíce od podpisu, dlouhodobá (detailnější a za účelem odborné spolupráce) po dobu jednoho roku.

Po uplynutí daných časových lhůt jsou vámi poskytnuté osobní údaje vždy legitimně zlikvidovány.

V rámci vedení výběrových řízení pro dodavatele služeb a činností zpracováváme vaše osobní údaje na základě oprávněného zájmu, a to vždy po účelně nastavenou dobu dle trvání našeho zájmu či dle zákona o zadávání veřejných zakázek. V případě uzavření závazkového či zprostředkovatelského vztahu jsou osobní údaje uchovávány do ukončení záruk ze smlouvy nebo po dobu nezbytně nutnou pro uplatnění právních nároků.

Uchazeč o zaměstnání

Jste-li žadatel o zaměstnání, tak uchováváme vaše osobní údaje pouze za účelem evidence žadatelů o zaměstnání pod právním titulem oprávněný zájem/nábor nových zaměstnanců. Zpracováváme jen ty osobní údaje, které nám poskytl přímo subjekt údajů. Jedná se zejména o jméno, příjmení, telefonní číslo, e-mailová adresa, životopis, případně odkaz na Linkedln. Veškeré osobní údaje získané od uchazečů o zaměstnání společnost využívá výhradně pro vnitřní potřebu po dobu maximálně tří let od jejich získání. Podrobnou informaci o zpracování údajů je možné nalézt v rámci konkrétní vypisované pracovní pozice prostřednictvím platformy Datacruit.

Zaměstnanec

Společnost ERA a.s. zpracovává osobní údaje zaměstnanců (včetně zvláštních osobních údajů) výhradně za účelem vedení pracovněprávní a personálně mzdové agendy. Zaměstnanci jsou při nástupu do zaměstnání seznámeni s dokumentem: Oznámení o způsobu zacházení s personálními údaji – ERA a. s., ke kterému mají všichni zaměstnanci přístup přes interní webové rozhraní společnosti nebo přes svého vedoucího zaměstnance. Na zpracování a následné zabezpečení těchto údajů správce klade významný důraz pomocí vhodné kombinace organizačních i technických způsobů opatření.

U zaměstnanců může docházet i ke zpracování jejich osobních údajů při epidemiích a souvisejících mimořádných opatřeních. Zde se jedná o využití právního titulu splnění právní povinnosti či nezbytnosti pro ochranu životně důležitých zájmů a zpracování ve veřejném zájmu. Konkrétní doba zpracování je odvislá od doby trvání mimořádných preventivních (ochranných) opatření a pod dobu nezbytně nutnou k jejich vyhodnocení.

Bývalý zaměstnanec

Ochrana osobních údajů se týká i bývalých zaměstnanců. Personální složku není možné po skončení pracovního poměru smazat v celém rozsahu. Společnost je jako správce osobních údajů povinna pro plnění archivačních dob vyplývajících ze zákona určité dokumenty archivovat po pevně stanovenou dobu, například evidenční a mzdové listy nebo účetní doklady. Platí však, že po řádném uplynutí ze zákona nastavených skartačních lhůt jsou tyto osobní údaje řádným způsobem zlikvidovány.